brauche Hilfe - Projektmanager anwesend?

[pöfi]

Hi ihr,

kann mir jemand bei einer hypothetischen Übungs-Projektplanung helfen? In der Praxis habe ich damit rein gar nichts zu tun. Die Unterrichtseinheit die wir dazu hatten entspricht in etwa den Wikipedia-Artikeln zum Thema, außerdem haben wir Beispieltabellen für Projektstrukturplan und noch iwas über Teilphasen bekommen. Der Dozent will jetzt von uns eine Ausarbeitung - max. 6 Seiten Text plus so einen tabellarischen Anhang. Andere im Kurs (Sozialwirte) haben Themen wie Umstellung auf PC-gestützten Dokumentation, Betriebsratswahlen, Angehörigenfest gewählt. Ich möchte mich entweder mit Offentlichkeitsarbeit, am liebsten eine kleine Veranstaltung, oder Heimbeiratswahl befassen.

Für einen Tag der offenen Tür habe ich schon angefangen, es textlich auszuarbeiten, aber das gibt für die Tabellen nichts her - eine to-do-Liste wird kaum reichen, oder sie muss schon sehr gut ausgearbeitet sein. Hat mir jemand Tipps, wie ich so eine hausbachene Veranstaltung in ein schickes Projekt packen kann?

Danke für jede Hilfe

pöfi

[Dash]

Ähmmmm. Bahnhof?
Aber du kannst mal bei Twaddy oder Lennix anfragen.

[Elton]

Wie ausführlich soll es denn sein?

Erstmal solltest du in einem Projektauftrag die Gegebenheiten schildern und die Ziele klar definieren. Dann brauchst du eine Timeline mit Meilensteinplanung. Dann eine Auflistung der notwendigen Projektmitglieder (in deinem Fall ein Wahlausschuss und noch ein paar andere).

Die Wahlordnung aufzustellen ist einer der Meilensteinpunkte, Kandidatenvorschlagslisten einzureichen zu Fixterminen ein weiterer. Und so gehts dann immer weiter. Dazu müssen Zwischenberichte und am Ende eine Entscheidungsvorlage erstellt werden (passt net ganz zu nem Projekt.. ich weiß).

Ohne klaren Projektauftrag gibts keine Arbeit. Also das zuerst machen. Leider hab ich dafür kein Beispiel mehr, wie das aussehen kann. Ich hab nur noch eine Entscheidungsvorlage und die Doku zu Kick-off-Meetings.

Wenn du mir 2-3 Tage Zeit lässt, könnte ich dir da aber wunderschöne Vorlagen von Profis im Verwalten zukommen lassen.

[pöfi]

öhm... Abgabe ist nächsten Freitag. Ich glaube inzwischend ass ich bei dem TdoT bleibe, es ist ein popliges Thema aber reicht um mit den wesentlichen PM-Grundlagen zu arbeiten. Besser als jetzt noch ein riesen Fass aufzumachen, mit dem ich dann aber nciht richtig fertig werde.

Also, Auftrag ist klar und Ziel ebenfalls.
MEilensteine könnten sein, ein Programm für den Tagesablauf entwerfen, Einladungen, konkrete Vorbereitungen im Haus - oder? Wie ist es vorher mit der Bildung von Projektgruppen? Info an die Bewohner und Versuch, sie in die Vorbereitungen einzubeziehen?

[twaddy]

@Pöfi

du möchtest den "Tag der offennen Türe" machen, oder?
Ich finde da als sog. Meilensteine schon die Bildung der OrgGruppe, Infos an Bewohner,eventuelle Einbeziehung derer, Ablaufplanung, Einladung an alle, Durchführung als geeignet.

Auf die Schnelle bring ich das jetzt leider uahc nicht zusammen (ist noch sooooooo früh) aber ich lass es mir nochmal durch den Kopf gehen.

Allerdings denke ich, dass fast die Wahlen das einfachere Thema sind, da bei einer Veranstaltung viel persönliches mit einfließt, Wahlen jedoch von vornherein etwas sehr strukturiertes sind.
Mein Tip:
nimm die Wahlen!

[Elton]

Sorry, hab ich wohl verlesen. Dachte du nimmst die Wahlen. Ich find, für den Tag der offenen Tür kann man mehr aus der Sache rausholen.

Also: Projektauftrag mit den Gründen, warum man es grundsätzlich machen will, was das Ziel der Veranstaltung sein soll, welches Budget zur Verfügung steht. Dann detaillierter welche Bereiche/Abteilungen involviert und vorgestellt werden soll und die übergeordnete Projektgruppe benennen. Darunter kann man dann Arbeitskreise bilden, die sich um die einzelnen Org-Themen kümmern, z. B. Verpflegung, Hausführung, Rahmenprogramm

Die Meilensteinplanung muss dann mit Kick-Off-Meeting aller Beteiligten anfangen und mit der Nachbesprechung aufhören. Dazwischen diverse Projektgruppenmeetings und Hauptpunkte die jeweilige Ready-Meldung der Org-Teams. Vor dem Tag nochmal ein Lagemeeting und dann eben die Veranstaltung an sich.

Du solltest auch Unter-Aufträge für die Org-Teams erarbeiten, was die jeweils tun sollen. Also für das Catering Team, welche Art das Angebot haben soll (Kaffeebar, Cocktailbar usw.), für die Hausführung was gezeigt werden soll und wo die Schwerpunkte liegen usw. Alles hier aber nur grob fassen, damit die Org-Teams eigenständig innerhalb der gegebenen Grenzen agieren können.

Das Ziel der Aufgabe dürfte wohl eher sein, dass du zeigen sollst, mit welchen Mitteln du so ein Projekt managen würdest, also die Dokumentation. Die tatsächlichen Inhalte dürften eher zweitrangig sein. Was bringts dem Lehrer, wenn du am ein sauberes Fest ausgearbeitet hast, die ganzen Infos aber unstrukturiert auf Schmierzetteln steht. Die Form dürfte es hier wohl machen.

[pöfi]

Wow, ihr seid klasse, danke!

@ Twaddy, an den Wahlen stört mich gerade die feste Struktur (gesetzlich geregelt in der Heimmitwirkungsverordnung - ein unglaublicher Aufwand) und bei einem Tag der offenen Tür kann ich alles so hinbiegen wie ich es brauche - gut begründet natürlich, aber es soll ja nur theoretisch funktionieren und wird nicht in die Praxis umgesetzt.

@ Elton, an Arbeitskreise oder Teilteams hab ich gar nicht gedacht, weil wir nur so wenig Leute sind - aber ich kann sie ja trotzdem aufteilen und mit Teilaufträgen versehen

Ach, es ist einfach so absurd weil "mein" Laden sich niemals an eine Planung halten würde. Da ist doch mehr Phantasie gefragt als ich anfangs in der Aufgabe gesehen hab. Ich versuche mal was ich daraus noch "zaubern" kann. Danke euch!